La intrarea în sediul primăriei Hunedoara a fost montat un aparat care distribuie de bonuri de ordine (sistem electronic de dirijare și ordonare).
Acesta a fost introdus experimental, pentru fluidizarea activității serviciilor care desfășoară relații cu publicul la ghișee. Primăria Municipiului Hunedoara a primit acest sistem cu titlu gratuit, pentru o perioadă de 30 de zile, pentru eliminarea aglomerației de la ghișeele din cadrul instituției.
Sistemul electronic de dirijare și ordonare este un sistem electronic util, modern și economic folosit în întreaga lume, fiind recomandat în special instituțiilor publice care desfășoară activități specifice de relații cu publicul, pentru controlul fluxurilor de persoane care se adresează instituției în vederea soluționării diferitelor probleme.
Sistemul electronic este oferit de S.C. ANDAN IMPEX S.R.L. Focșani, cu titlu gratuit pentru o perioadă de 30 de zile și reprezintă soluția pentru rezolvarea unora dintre cele mai importante și des întâlnite probleme în activitatea de relații cu publicul, respectiv aglomerația, ineficiența și lipsa de operativitate în ceea ce privește oferirea de servicii.
Astfel, prin introducerea sistemului electronic de dirijare și ordonare a fluxurilor de persoane, cetățenii care solicită serviciile instituției, au posibilitatea de a-și gestiona mai bine timpul de care dispun. În același timp, se produce o decongestionare a activității funcționarului de la ghișeu, fapt ce conduce la o creștere a randamentului activității.
Modul de utilizare al sistemului este foarte simplu atât pentru persoanele care solicită serviciile instituției cât și pentru funcționarii de la ghișee.
Cetățeanul întâlnește la intrarea principală în instituție un aparat care emite bonuri de ordine, după selectarea în prealabil a serviciului dorit prin atingerea ecranului (touch screen).
După ridicarea bonului de ordine cetățeanul așteaptă în locurile special amenajate, până ce vor fi anunțați în vederea prezentării la ghișeu printr-un semnal vizual atât pe display-ul principal cât și pe display-ul ghișeului corespondent. În acest sens, orientarea și așteptarea devin mai comode, fiind asigurată o mai mare confidențialitate a operațiunilor, servirea devine mai fluentă și ajută la optimizarea forței de muncă și a fluxului din sala în care este instalat.
Bonul cuprinde următoarele informații: numărul de ordine și ghișeul corespondent, un mesaj de întâmpinare, denumirea serviciului solicitat, numărul persoanelor în așteptare pentru a-și face idee de timpul de așteptare, data și ora ridicării bonului de ordine.
Astfel, în momentul în care cetățeanul se prezintă pentru depunerea unui document și are asupra sa toate actele necesare, ia un număr de ordin, după care așteaptă comod, pe un scaun, afișarea numărului său deasupra ușii/ghișeului unde este invitat să intre, având asigurat dreptul la o primire atentă și politicoasă, fără cozi la ghișee și cu un răspuns clar la cerere în cel mai scurt timp.
